OKR Nedir? KPI ile Farkları Nelerdir?
1975 yılında, Intel satış temsilcisi John Doerr, Andy Grove'un OKR (Hedefler ve Temel Sonuçlar) ile tanıştığı bir kursa katıldı. 1999'da risk sermayesi şirketi Kleiner Perkins Caufield & Byers için çalışmaya devam eden Doerr, OKR fikrini başlangıç yatırımlarından birine Google’a sundu. Fikri kabul edildi ve OKR'ler hızla Google'ın kültürünün ve çalışma biçiminin merkezi oldu.
Google'ın Kurucu Ortağı Larry Page, “OKR'ler bize defalarca 10 kat büyümemize yardımcı oldu. ‘Dünyanın bilgisini organize etme' gibi çılgınca ve cesur misyonumuzu belki de ulaşılabilir hale getirmeye yardımcı oldular. Beni ve şirketin geri kalanını, en önemli anlarda, olması gereken zamanda ve rayında tuttular. " ifadesi ile bu çerçevenin (framework) başarısını duyurdu.
Google'da bu sistemin başarısını görüp yeni girişim kuran ya da başka şirketlere giden eski çalışanlar sayesinde, OKR modeli; Silikon Vadisi ve ötesine Oracle, Twitter, LinkedIn, Amazon, Dell, Facebook, Adobe, Uber ve daha birçok kuruluşa yayıldı. Ayrıca teknoloji alanının dışında Anheuser-Busch, Gap ve Sears gibi şirketlere de kullanılmaya başladılar.
OKR temel olarak ölçülebilir hedefler etrafında uyum ve katılım sağlamak için basit bir araçtır. Şirketlerin tüm eforlarını, aynı yönde hayati ve önemli konulara odaklamalarında yardımcı olurlar. Yöneticiler için, çalışanlarına harcadıkları efor ve çabanın genel iş stratejisine nasıl bağlandığını göstermek için etkin bir çerçeve (framework) oluştururlar.
Yukarıdan aşağıya, aşağıdan yukarıya ve çapraz fonksiyonlarda herkes tarafından görülebildikleri için, OKR'ler tüm ekiplerin aynı iş sonuçları doğrultusunda çalışmalarını sağlarlar.
OKR'ler iki unsurdan oluşur: Hedef ve ilişkili Temel Sonuçlar
1 — Hedefler: Nereye gitmek istiyoruz?
2 — Temel Sonuçlar: Oraya ulaşıp ulaşamadığımızı nasıl bileceğiz?
Hedefler, şirketin/ekibin/bireyin neyi başarmak istediğini temsil eder. Bunlar, organizasyonu istenen yönde ilerletmek için tasarlanmış sayısal, ölçülebilir hedeflerdir. Şirket için anlamlı olduğu kadar çalışan için de bireysel olarak anlamlı olmalıdırlar. Çalışanda ilham ve istek uyandırmanın yanı sıra, biraz da başarma konusunda tedirgin edicidirler. Bu açıdan OKR’lar zorlayıcı bir esnekliğe sahiptirler; kolayca gerçekleştirilemezler ve sonuca varmak için giderek artan çaba ve inovasyon gerektirirler.
Hedefler niteliksel, büyük resmi gösteren ve ileriye dönük hedeflerdir. Nereye gideceğimizin iletişimini yapmakla beraber aynı zamanda ilham verir ve motive ederler. Kısa ama kapsamlı ve etkileyici olması önemlidir.
İki yıllık bir Deloitte çalışması, çalışan bağlılığında hiçbir faktörün “açıkça tanımlanmış ve özgürce paylaşılan hedeflerden” daha fazla etkiye sahip olmadığını göstermiştir.
Temel Sonuçlar
Temel Sonuçlar ise niceliksel, spesifik ve alt hedeflerdir. Size ve diğer ilgili kişilere hedefinizde ilerleme sağlayıp sağlamadığınız gösterir.
Kısaca hedeflerinize ulaşmak için belirlediğiniz bir dizi nicel ve ölçülebilir metrikler olarak tanımlanabilir.
OKR'ler görevler veya faaliyetlerle değil, elde edilen sonuçlarla ilgilidir. Çok çalışıyor olmak ve sürekli meşgul olmak istediğiniz sonuçları etkin olarak elde ettiğiniz anlamına gelmeyebilir. Kafesinde olan bir hamster düşünün, tekerleği içinde durmadan koşsun, ama bir yere gitmesin, sürekli olduğu yerde dönsün. Hiçbir yere gitmeyen, sonuç üretmeyen "çok fazla iş" ve "çok fazla çaba" başarı sayılmaz.
Başarı çok çalışan değil, çalışması sonuç veren ekipler ile gelir!
Çağımızın hızına ve çevikliğine ayak uydurmak için OKR’lerin sıkça belirlenmesi gerekir. Genellikle tavsiye edilen, her 3 ayda bir belirlenmesidir: 1 Ocak (ilk çeyrek), 1 Nisan (ikinci çeyrek), 1 Temmuz (üçüncü çeyrek), 1 Ekim (dördüncü çeyrek) gibi…
Örnek OKR’lar;
Hedef: Müşteri Memnuniyetinin Artırılması
Temel Sonuçlar:
- İptal seviyesini % X'tan% Y'ye düşürün.
- Etkin kullanıcı başına haftalık ortalama ziyaretleri X'ten Y'ye artırın.
- Ücretli olmayan (organik) trafiği X'ten Y'ye artırın.
Hedef: Yeni Ürün Lansmanı
Temel Sonuçlar:
- Beta ürünle 10 kullanıcı deneyimi testi yapın.
- Lansmanı % 50 kullanıcı kabulü ile gerçekleştirin.
- Ortalama Net Destekçi Skorunu (NPS) 10 üzerinden 9'a yükseltin.
Amaç: Trafik çekmek için blog içeriğinden yararlanın
Temel Sonuçlar:
- Haftada en az bir yayını şirket bloğunda yayınlayın.
- Sosyal medyada blog yayını tanıtımları aracılığıyla haftada 1.000 yeni ziyaret gerçekleştirin.
- Blog gönderilerinin paylaşımlarını %50 artırın.
OKR’nin Kurumsal Faydaları Nelerdir?
OKR yaklaşımı, hedeflerin belirlenmesi için açık ve basit bir çerçeve sağlar. Bir OKR hazırlandığında, bir hedefi somutlaştırarak bir çizgi ile görünür hale gelir.
Odak: Hedefleri çalışanlar, departmanlar ve ekipler bazında belirleyebilirsiniz. Herkes hedefleri kendi odağında tutmalıdır. Böylece, belirtilen zaman aralığında ne yapılacağı bilinir ve çalışmalar buna göre düzenlenir.
Çeviklik: Daha kısa hedef döngüleri, daha hızlı hareket etmeyi ve değişime daha iyi adapte olmayı sağlayarak yeniliği artırır ve riskleri azaltır.
İş Birliği: Paylaşılan OKR'lerin kullanımı, farklı takımlar arasındaki iş birliğini geliştirir, karşılıklı anlaşmazlıkları çözer ve iç rekabeti sinerjiye dönüştürür.
Açık İletişim: Ekip, şirketin beklentilerini ve bu beklentilere nasıl katkıda bulunabileceklerini açıkça ve basit bir şekilde anlar ve bu yönde farkındalıkları gelişir.
Katılım ve Verimlilik: İnsanlar, sürece bir amaç için girdiklerinde olağanüstü sonuçlar elde ederler.
Takip Etme: OKR esnek bir metodoloji olduğundan, elde edilen ilerleme genellikle haftalık olarak izlenir.
Şeffaflık: Şeffaflık, OKR'lerin en yararlı özelliklerinden biridir, diyalog sağlar ve şirketin amaçlarını açıklar. Belirlenen her seviyedeki hedef, gerçek zamanlı kontrol panelindeki yerini alır ve bu nedenle her seviyedeki çalışan için kullanılabilir.
OKR ve KPI Arasındaki Fark Nedir?
OKR kavramını ve uygulamasını çok genel hatları ile tanımladıktan sonra OKR ve KPI arasındaki farkı belirlemek, kavramlar arasındaki netliği ve bağlantıyı oluşturmak açısından faydalı olacaktır.
KPI, Temel Performans Göstergesi anlamına gelir. Devam eden bir sürecin veya belirli bir faaliyetin başarısını değerlendirmeyi amaçlayan bir tür performans ölçümüdür. Birçok farklı KPI türü vardır ve doğru KPI'ların seçilmesi, içinde bulunduğunuz konjonktür ve şirketin olgunluğu gibi faktörlere bağlıdır.
Her departman veya ekip başarıyı ölçmek için farklı KPI'ları kullanır.
Birkaç popüler KPI örneğine bakalım;
Müşteri İlişkileri
- Müşteri Memnuniyet Oranı
- Müşteri Şikayet Oranı
- Tekrar Eden Müşteri Oranı
- Müşteri Bağlılığı
- Pazar Payı Yüzdesi
- Net Destekçi Skoru (NPS)
Destek
- Aylık Çözülen Bilet Sayısı
- Ortalama Yanıtlama Süresi
Pazarlama
- Web trafiği
- Ziyaretçi-Kaydolma Dönüşüm Oranı
- Harekete Geçirici Mesaj İçeriği için Dönüşüm Oranı
- İlk 10 Arama Motoru Sonuçlarında Anahtar Kelimeler
OKR'ler çalışanın başarı hırsı ile bunu değere dönüştürmedeki gerçeklik arasındaki bağı kurar.
Şirketiniz için ilham verici büyük bir hayaliniz ve buna bağlı büyük bir hedefiniz var ise sizi oraya götüren OKR'lere ihtiyacınız vardır. Öte yandan, bir KPI, devam eden bir sürecin veya etkinliğin başarısını, çıktısını, miktarını veya kalitesini ölçer. Halihazırda yürürlükte olan süreçleri veya faaliyetlerin ölçümünü gerçekleştirir. OKR stratejik bir çerçevedir, oysa KPI'lar bir çerçevede var olan ölçümlerdir.
Çoğu zaman, iyileştirilmesi gereken bir KPI, bir OKR oluşturmak için bir başlangıç noktası olacak ve bir Hedefin Temel Sonucu (OKR) haline gelecektir. OKR'ler ve KPI'lar doğal olarak birbirini tamamlarlar. Birlikte nasıl çalıştıklarını göstermek için bazı örnekler verelim.
Diyelim ki Destek ekibinizin başarısını ölçmek istiyorsunuz. Destek birimine gelen biletler (tickets) için ortalama yanıt süresini ölçen bir KPI oluşturabilirsiniz. Destek'e ortalama yanıt süresinin 30 dakika veya daha az olması gerektiğini kabul ederseniz, hedefinize ulaşılıp ulaşılmadığını anında görebilirsiniz.
Durum böyle olduğu sürece, her şey yolundadır. Peki ya KPI şu anda ortalama cevap süresinin 50 dakika olduğunu gösteriyorsa? O zaman hızlıca aksiyon almanız gerekecektir. Bu durumda muhtemelen “müşteri desteğini geliştirme” hedefi oluşturmak istersiniz. Bu Hedefe bağlı Temel Sonuçları belirledikten sonra, ortalama cevap süresi 50 dakikadan 30 dakikalara düştüğünde, bu metrik olması gereken dengeye gelmiş demektir.
Diğer bir örnek, sıkça KPI olarak konulan NPS (Net Destekçi Skoru), -100 en düşük ve +100 mümkün olan en yüksek puandır. NPS'nin en az 75 olmasını istediğimizi varsayalım. NPS 75 veya üstü olduğu sürece her şey yolunda demektir. Ancak bu seviyenin altına düştüğünde NPS’i X'den 75'e çıkarmak ve müşteri deneyimini iyileştirmek için bir Hedef ile buna bağlı Temel Sonuç oluşturulacaktır. Bu, birçok ekibin katkıda bulunduğu büyük bir Hedef olacaktır: Müşteri deneyiminizi düzelttikten sonra KPI kontrol panelinizde bu metriği tekrar izleyeceksiniz.
Görüldüğü gibi, KPI kontrol paneli yeni OKR'ler tanımlanırken bir ilham kaynağı olabilir. Bir KPI size bir sorununuz olduğunu söyleyebilir, ancak gerçekten düzeltmek için bir OKR'ye ihtiyacınız olacaktır.
KPI kontrol panelinize arabanızın kontrol paneli olarak bakabilirsiniz. Hala yeterli yağınız olup olmadığını, ne kadar yakıt kaldığını, motorun çok sıcak olmadığını vs. söyler. OKR ise navigasyon yazılımınızdır. Yakıt seviyeniz (KPI) benzin tükendiğini gösteriyorsa, sizi en yakın benzin istasyonuna götürmek için navigasyon yazılımınıza ihtiyacınız vardır.
Başka bir deyişle: OKR ve KPI birlikte mükemmel çalışır. KPI'lar performansın izlenmesine ve sorunların ve iyileştirilecek alanların belirlenmesine yardımcı olur; OKR'ler ise hızlı ve çevik bir şekilde sorunların çözülmesine, süreçlerin iyileştirilmesine ve yeniliğin sağlanmasına yardımcı olur. Şirket verimliliğin artırılması ve sürdürülebilirliğin sağlanmasında her ikisine de ihtiyacınız olacaktır.
Kaynaklar;
Niven, Paul R.. Objectives and Key Results. (Wiley Corporate F&A) Wiley. Kindle Edition.Doerr, John. Measure What Matters Penguin Publishing Group. Kindle
