Yeni Çağın Koşullarında Değer Yaratan Çevik Bir Performans Sistemi

Ken Schwaber ve Jeff Shutherland in birlikte geliştirdikleri SCRUM; riskleri kontrol altına alma ve öngörebilmeyi optimize etmek amacıyla geliştirilmiş, iş hayatındaki birçok süreçlerde kullanılabilen, kolay ve hızlıca aksiyon alma kabiliyeti olan bir değer üretme modelidir. Bu model ilk olarak IT dünyasında Çevik Çerçeve (Agile Framework) başlığı ile ürün çıkarmak için yapılandırılmış ve pratikte uygulama alanı bulmuştur. İş birliği ve yakın iletişime dayalı, hızlı sonuç alan bu çalışma anlayışının günümüz iş ihtiyaçlarını etkin bir şekilde karşılayacağını ve farklı iş süreçlerine yaygınlaşacağını öngörmek çok da zor olmayacaktır.

Yeni iş dünyasının koşullarını, 1990’lı yılların sonunda ABD’de askeri bir terim olarak kullanılırken, artık iş dünyasında trend olan bir terime dönüşen: “VUCA Ortamı” kısaltması ile açıklayabiliriz.

V- Volatility / Dalgalanma, günümüz iş dünyasındaki değişimin doğasını tarif eder. Piyasa ihtiyaçları ve tüketici davranışları hızla değişmektedir, fakat bu değişim öngörülebilir şekilde ya da tekrarlı bir düzende olmamaktadır. Semptomlar: iş performansında belirgin sapmalar, olayları meydana gelmeden önce görebilmede başarısızlık.

U- Uncertainty / Değişkenlik, işleri aksatıcı değişikliklerin sıklıkla meydana geldiği ortamı tarif eder. Geçmiş, artık geleceğin tam olarak doğru bir tahmincisi değildir, yani “sırada ne var”ı tanımlamak ve ona hazırlanmak oldukça zordur. Semptomlar: Analizler felç durumdadır, geleceğe dönük girişimlere yatırım yapmaya karşı duyulan korku.

C- Complexity / Karmaşıklık, problemlerin nedenlerinin ve bunları hafifleten faktörlerin anlaşılmasının zor olduğu durumdur. Bu durum daha sonraları globalleşme ile daha karmaşık hale gelir, liderlerin problemleri çözmek için eskisi gibi doğrusal olmayan daha holistik yaklaşımlar kullanmasını gerektirir. Semptomlar: İş problemlerinin domino etkisi, nedenleri ve sonuçları anlayamamak.

A- Ambiguity / Belirsizlik, sorunların altında yatan nedenlerin açık olmaması ve bunları ortaya çıkarmanın zor olması gerçeğidir. Sebep-Sonuç ilişkilerinde aklın karışması, gerçeği tam ayırt etmede bulanıklık, yanlış değerlendirme potansiyeli olarak da tanımlanabilir. Semptomlar: Bireysel kazanımların başarı yaratmadığında duyulan hayal kırıklığı.

VUCA Ortamına ayak uydurmak için iş dünyasının iş yapış tarzının artık iteratif ve küçük adımlarla sürekli gelişerek, hızlı iş değeri yaratan yaklaşıma çevirmesi yani çevik olması başarı için kaçınılmazdır. Dr. John Sullivan çevikliği şu şekilde tarif etmektedir;

• İşte meydana gelmesi muhtemel değişim oranını ve onu etkileyen çevresel faktörleri tahmin edin.
• Hızlı hareket edin ve iş çevresi ile ilgi faktörler değişirken hızlı yanıt verin
• Denemeler yapın ve risk alın.
• Ölçeklenebilir ve adapte olabilir aksiyonlar, süreçler ve uygulamalar talep edin.
• Çalışanlardan, stratejik ortaklardan, müşterilerden, tedarikçilerden kısacası tüm paydaşlardan öğrenerek, bu öğrendiklerinizi değere çevirin.

Yeniden SCRUM Teorisine dönersek, SCRUM deneylere dayalı süreç kontrol teorisi üzerine kurgulanmıştır. Bilgi tecrübeden gelir, kararlar ise bilgiye dayalı alınır. Günümüzde öngörüyü optimize etmek ve riskleri kontrol altına almak için hızlı tecrübe etmek, hızlı bilgiye dönüştürmek ve kararları hızlı almak gereklidir. Oysaki günümüzde çoğu organizasyonun iş süreçlerini -özellikle de İK ve Yönetim süreçlerini, VUCA Ortamına adapte etmede oldukça yavaş kaldığını görüyoruz. Bu yavaşlık ve güncel olmama halinin organizasyona fayda bir yana, zarar dahi verebileceğini öngörmek çok da yanlış olmaz. Bu noktadan hareketle en kritik yönetim süreçlerinden biri olan Performans sistemini, SCRUM Teorisini baz alarak yeniden yapılandırdık ve FeedForward Çevik Performans Sistemimizi oluşturduk.

Bilindiği gibi Performans Yönetimi; kurumun bireysel ve ekip hedeflerini stratejik amaçlar ile uyumlandırarak, çalışanların performans kriterlerini tanımlayan, ölçen ve geliştiren bir sistemdir. Sistemin kullandığı her türlü araç, metodoloji ve süreçler şirket stratejisi ve kültürünün hayata geçirilmesinde kullanılır. Şirketin oyun planı, çalışanlarının neyi, nasıl yaptıklarına uygun olarak tezahür eder. VUCA Ortamında oyun planının kabul görmesi ve hızlı işlemesi gereklidir. O nedenle Performans Yönetimini yeniden şekillendirirken bize ilham veren mevcut gerçekleri özetleyelim istedik;

• Hedeflerini daha sık gözden geçiren ve revize eden şirketler, hedeflerini yıllık olarak gözden geçiren şirketlerden genellikle daha yüksek performans gösteriyor.
• Yöneticilerle yapılan konuşmalar, iki yönlü diyalog şeklinde olduğunda etkin oluyor.
• Artık nerede yer aldıklarını bildirmek için insanları puanlamamız gerekmiyor.
• Performans değerlendirme insanları sıralamak, puanlamak ve etiketlemek zorunda değil.
• Çeviklik başarının anahtarıdır.
• Geriye değil, hep ileriye bakın

Yeni ihtiyaçları baz alarak; mevcut uygulamaları iyileştirip hatta bazı açılardan yeniden yapılandırmak suretiyle geliştirdiğimiz FeedForward çatısını 4 temel yapının üzerine bina ettik.

1 – Çevik Performans Göstergeleri (API’s) Oluşturma

İş şartları değiştikçe, iş hedefleri de değişiklik göstermektedir. Sene başında konulan hedefin sene ortasında artık anlamsız hale gelebildiğini birçoğumuz deneyimlemişizdi r. Şu an organizasyonları n kazanması gereken en önemli kabiliyet, çalışanların önceliklerini, sıkça değişen hedeflere odaklayabilmesid ir. SCRUM’da olduğu gibi, hedeflerle ile ilgili tüm partileri bir araya getirmek, kısa döngüler (sprint) ile iş sonuçları üretmek ve sonuçlara yönelik çalışana geri bildirim vermek, koçluk etmek, bir sonraki döngüde beklenenleri netleştirmek ve hedefleri gerektiğinde yeniden ayarlamak üzere, çevik bir çalışma kültürü oluşturuyoruz.

Gallup’un anketine katılan milyonlarca çalışanın yarısına yakınının her gün iş yerinde onlardan ne beklendiği ile ilgili net bir fikirlerinin olmadığı tespit edilmiş. Bu veri, verimsizliğe yönelik gizli maliyetin aslında ne kadar büyük olduğunu net göstergesidir. Çalışanın rol ve sorumluluklarını n ve şirkete kattığı faydanın farkında olması ve bunu başardığı hissi, sadece verimliliği artırmayacak aynı zamanda bağlılığı ve motivasyonu da destekleyecektir . Önemli olan çalışanın kendisini oyunun içinde hissetmesidir. Dolayısı ile açık, uyumlu, çevik ve gerektiğinde ayarlanabilir hedefler organizasyonlar için çok önemli bir hale gelmiştir. Her çalışanın bütün içerisinde kendi rolünün ne olduğunu anlaması ve bu role ilişkin üreteceği iş sonucunun ölçülmesi gerekmektedir. Bu noktadan hareketle, Google’ın 1999 yılından beri uyguladığı OKR (Objects Key Results) çatısını baz alarak ve deneyimlerimizi ekleyerek FeedForward için API’s (Agile Performance Indicators) kavramını geliştirdik.

API’ların belirlenmesi için izlenilen yol şu şekilde tarif edilebilir;

• Her pozisyonun; operasyonel mükemmellik / şirket stratejilerine, hem departman hem de departmanlar arası katacağı temel fayda tanımlanır.
• Her çalışan için, 4-6 hedef her üç ayda bir belirlenir ve gerektiğinde günlük, haftalık aylık dönemlerde izlenir. (örneğin, ilk 3 ayda stoktan, ya da x kategorisindeki satışlarda %10 oranında artış, hesap kapama döneminin kısaltılması, pozisyonların kapaması, bilgi bütünlüğü ). Her hedef için 1-3 iş sonucu ve 3 ölçümleme kriteri belirlenir. Hedefler 3 ayda bir değerlendirilir.
• Her hedef, diğer API’lar ile uyumludur (örneğin, bir pazarlama kampanyası ile web sitesi trafiğini % 10 oranında artırmak, iki yeni uzmanı işe almak vb.)
• Şirketin her üyesi ve her ekip API’larını geliştirir ve şeffaflık, hesap verebilirlik ve gerekli desteği sağlamak için ortak bir platformda paylaşır.
• API’lar için ilgili partilerle birlikte hedef gerçekleme aralığı ve ölçüm metotları belirlenir.

2- Sürekli ve Etkili Geri Bildirim Verme

Yöneticilere, işi iyi yönetmelerinin yanı sıra, çalışanlarına sıkça ve sistematik olarak geri bildirim verecekleri rehberlik eğitimi ve araçları sunmak kurum içi verimliliğin artmasına büyük katkı sağlayacaktır.

Yöneticilerin çalışanlarına odaklı zaman harcamaları ve çalışan performansını birebir nasıl geliştirecekleri hakkında eğitimli olmaları günümüzün en kritik başarı göstergesidir.

1950’lerden beri değişen şartlar, yöneticilerin artık, uzmanlık, ya da iş sonuçlarındaki başarısı ile değil, aynı zamanda insani yönetim becerisi ile değerlendirildiği bir dönemi getirmiştir.

Geribildirim verme kişinin hedefe ulaşmak için nasıl tutum sergilediği ve çaba gösterdiği hakkındaki bilgidir. Bir yargılama değildir, daha ziyade bir kişinin hedefine yaklaşması için kabul ya da reddedebileceği bir bilgidir. Yani bir tavsiye ve yapıcı eleştiri değildir.

FeeedForward ile Geribildirim Kültürünün şirket genelinde yaygınlaşması için şirket yöneticilerine ve çalışanlarına Geribildirim Alma ve Verme konusunda eğitimler ve sürece yönelik araçlar sunuyoruz, akabinde oturumlarda karşılıklı olarak geri bildirim sürecini nasıl yönettiklerine dair gözlem yapıp bilgi veriyoruz.

3- Performans Gelişimi İçin Koçluk

Çalışanlarına koçluk eden yöneticiler; sorumlu oldukları ekibin iş bilinci ve farkındalıkların ı geliştiren, yönlendiren, iş etiği ve kurum değerlerini çalışma tarzı olarak empoze eden, yaratıcılıkların ı ve yeteneklerini değere dönüştüren, gelişmeleri için alan yaratan bir işveren tutumu geliştireceklerdir. Bu konuda birlikte çalıştığımız iş ortaklarımız ile koçluk eğitimleri verip yapıya özel bir yaklaşım geliştirerek, şirket genelinde bir koçluk kültürünün oluşmasına ve yaygınlaşmasına katkıda bulunuyoruz.

4- Güçlü Yönlere Bağlı Gelişim

Bu yaklaşımda yöneticiler, çalışanların kariyer hedefleri dinleyerek ve fırsatlar bularak çalışan gelişimini destekler. FeedForward ile çalışanların gerçekten ne istedikleri veya neye ihtiyaçları olduğunu düşünmelerine yardımcı olmak için tasarlanmış etkili sorular sorma konusunda yöneticileri eğitiyoruz. Eğitimi alan yöneticiler, çalışanların kariyer hedefleri dinleyerek ve fırsatlar bularak çalışan gelişimini destekleyebiliyorlar. Burada kritik nokta yöneticinin, çalışanının görevleri ile yetenekleri arasında uyumu bulması ve iş / gelişim hedeflerini buna göre belirlemesidir. Burada yönetici tarafından verilen emek, çalışanda büyük bir tutkuya yol açar. Bu tutku ise çalışan bağlılığı ve verimliliğinin özüdür. Doğal yetenek ile yoğurulan bir rolde, insanlar daha hızlı geliştirir, daha uzun kalır ve şirkete çok daha fazla değer katarlar. Bu yaklaşımı uygulayan Adobe’de genel performansını %37 oranında artırmıştır.

Kısaca özetlemek gerekirse, Feedforward çalışanların bütün içerisindeki farkındalıklarını artırarak, kısa dönemli, çevik hedefler ile başarıya ulaşılmasını mümkün kılan, çalışanların güçlü özellikleri ile görevlerini ilişkilendiren, bağlılığı artıran, yönetici - çalışan iletişimini güçlendiren son olarak da insan yetiştirme konusunda organizasyonun ustalaşmasını sağlayan çağdaş bir performans sistemidir. Günün ihtiyaçlarına göre geliştirdiğimiz bu çözümün kısa sürede yaygınlaşacağı ve kurumlar için önemli bir değere dönüşeceği inancındayız.

F. Tülay Dönmez

CEO & Owner

Executas